Aromi14 -järjestelmä on nyt käytössä kaikissa toimipisteissämme

Heinäkuussa saavutimme merkittävän virstanpylvään, kun Aromi14 -toiminnanohjausjärjestelmä on otettu käyttöön kaikissa ruokapalvelun toimipisteissämme. Muutos on ollut pitkä ja haasteellinen, mutta samalla se on tarjonnut meille mahdollisuuden kehittää toimintojamme.

Tarve siirtyä uuteen järjestelmään syntyi, kun vanhan Aromi12 -toiminnanohjausjärjestelmän tuki päättyi kesällä 2024. Iso muutos oli myös mahdollisuus tarkastella, miten järjestelmä voisi tuoda meille lisäarvoa. Huomasimme, että pelkkä järjestelmäpäivitys ei riitä, vaan samalla on tärkeää kehittää myös prosessejamme.

Hyödyt heti käytössä

Vaikka järjestelmä on vasta nyt tuotantokäytössä kaikissa toimipisteissämme, otimme asiakkaan tilaus- ja laskutustoiminnot käyttöön Aromissa heti vuoden 2023 alusta alkaen. Tämä päätös on mahdollistanut sen, että olemme saaneet sekä asiakkaillemme että sisäiseen käyttöön Power BI -raportoinnin myynnin seurantaan. Ruokapalvelun myyntiraportti toimiikin pilottina, kun kehitämme raportointia asiakkaillemme. Tilaus- ja laskutustoimintojen yhtäaikainen käyttö on myös helpottanut hyvinvointialueen tilauksia tekevien asiakkaiden koulutusta, sillä heidän on tarvinnut opetella vain yhden järjestelmän käyttö.  

Suurimmat muutokset omissa prosesseissamme liittyvät tapaan, kuinka koulujen ja päiväkotien palvelukeittiöt tilaavat tuotteita ja elintarvikkeita tuotantokeittiöistä sekä elintarviketoimittajilta. Tämä lisää tuotanto- ja palvelukeittiöissä omien kustannusten hallintaa sekä vähentää oleellisesti sisäiseen laskutukseen käytettävää aikaa, sillä saamme osan manuaalisesta työstä kokonaan pois.

Lisäksi prosessimuutos vähentää manuaalista työtä myös palvelu- ja tuotantokeittiöissä. Hävikin hallinta paranee palvelukeittiöissä, kun palvelukeittiöt määrittelevät Aromi14:ssa itse tarvitsemansa ruokamäärän. Palvelukeittiöiden ei myöskään tarvitse ylläpitää manuaalista allergialistaa, sillä allergeenit nousevat suoraa asiakkaan tekemältä tilaukselta.

Ruokatuotannossa Aromi14 käyttöönoton myötä tuotantoprosessia on lähdetty ohjaamaan yhä enemmän järjestelmän kautta. Nyt tuotantokeittiöiden hankinnat tulevat järjestelmästä automaattisesti asiakastilausten perusteella. Myös valmistettavan ruoan määrä muodostuu tuotantolistoille suoraan ja manuaalinen laskenta on jäänyt pois. Erityisruokavalioiden hallintaa tukevan järjestelmämuistin avulla kerran käsitelty dieetti on valmiina seuraavaa ateriakertaa varten. Tämän toiminnon avulla tuoteturvallisuus paranee. Aikaisemmin dieetti käsiteltiin tuotannossa joka kerta manuaalisesti uudelleen, ja tällöin virheen riski oli suurempi.

Seuraavat kehittämiskohteet

Seuraavaksi tavoitteenamme yhtenäistää raportti- ja tarrapohjia tuotantokeittiöissä, mikä tehostaa ja yhdenmukaistaa prosessia entisestään. Lisäksi Aromi14 mahdollistaa dieettien käsittelyn keskitetysti, jolloin voimme varmistaa yhtenäisen reseptiikan käytön erityisruokavalioiden toteuttamisessa, mikä samalla osaltaan varmistaa aterialaadun (mm. ravitsemus, turvallisuus) toteutumisen.