Vuosi keskitettyä hankintapalvelua – useita tärkeitä kehitysaskeleita saavutettu

Servica siirtyi vuoden 2024 alusta hajautetusta hankintatoimesta keskitettyyn hankintapalveluun. Keskitetty hankintapalvelu tuottaa hankintoihin liittyviä elinkaaripalveluja sekä sisäisille että ulkoisille asiakkaille. Servican omissa hankinnoissa keskitytään oman palvelutuotannon sekä hallinnon hankintoihin, kuten elintarvikkeet ja ammattikeittiölaitteet ruokapalveluihin, siivouskoneet ja -laitteet puhtauspalveluihin sekä ICT-palveluhankinnat hallintoon. Ulkoisille asiakkaille tuotettava hankintapalvelu kattaa terveydenhuollon tarvikkeisiin liittyvät hankintojen elinkaaripalvelut osana materiaalilogistiikan kokonaispalvelua.

Vuoden 2024 alussa Servican hankinnoissa työskenteli kolme henkilöä. Vuoden lopussa tiimissä toimii yhdeksän henkilöä. Hankintajohtaja Mika Parviainen vastaa hankintapalveluiden toiminnasta ja toimii Servican johtoryhmän jäsenenä.

– Servican panostettua omaan hankintapalveluun on meillä erinomainen mahdollisuus hyödyntää entistäkin vahvemmin oman talomme kattavaa liiketoiminta-, teknologia, valikoima- ja logistiikkaosaamista hankintojen valmistelussa. Tämän myötä voimme tuottaa hankintoja, jotka palvelevat entistä paremmin sekä omaa palvelutuotantoamme että asiakkaillemme, kommentoi Mika Parviainen.

Hankintapalveluiden operatiivisesta toiminnasta vastaa hankintapäällikkö Minna Koivisto-Pitkänen, jonka tiimissä työskentelee seitsemän hankinta-asiantuntijaa.

– Vuosi on ollut kiireinen, mutta olemme saaneet koottua upean tiimin ja yhteistyö toiminnan kehittämiseksi sekä sisäisten että ulkoisten asiakkaiden kanssa on toiminut todella hyvin, kuvailee Minna Koivisto-Pitkänen kulunutta vuotta.

Vuoden loppupuolella työ on keskittynyt meneillään olevien hankintojen lisäksi tulevien vuosien hankintojen suunnitteluun. Servica uudisti hankintojen suunnitteluprosessinsa vuonna 2024 ja ensimmäiset kokemukset uudesta prosessista ovat erittäin positiivisia.

– Suunnitteluprosessin selkeyttäminen on tuonut eri liiketoiminta-alueiden ja palvelujen tarpeet kokonaisuuksina paremmin näkyviksi, jolloin kokonaisuuksien hahmottaminen ja esimerkiksi prioriteettien määrittäminen on selkeytynyt huomattavasti, kommentoi aluepäällikkö Jaana Jaroma.

Tulevien vuosien hankinta- ja investointisuunnitelmat kootaan etupainotteisesti määrämuotoisella lomakkeella, jolloin hankintapalvelut ja organisaation johto voivat seurata hankinta- ja investointitarpeita reaaliaikaisesti. Hankintojen suunnitteluprosessin avulla hankintapalvelut saavat tiedot tulevista tarpeista hyvissä ajoin resurssointia varten ja pystyvät tiedottamaan tulevista hankinnoista sidosryhmiä ja toimittajia alkuvuodesta julkaistavan hankintakalenterin kautta.

Tulevana vuonna hankintapalvelut keskittyvät prosessien jatkokehittämiseen yhteistyössä asiakkaiden kanssa sekä sovittujen hankintakokonaisuuksien läpivientiin.

– Tavoitteenamme on saavuttaa yli kolmen miljoonan euron kustannussäästöt vuonna 2025 verrattuna vuoteen 2023 hankintoja ja ostamista kehittämällä. Tämä saavutetaan panostamalla hankintojen yhteydessä muun muassa valikoimanhallintaan, logistiikan prosesseihin, ostojen ohjaukseen ja prosessien kehittämiseen avoimessa vuoropuhelussa toimittajakentän kanssa. Vuonna 2024 on saavutettu jo noin 1,2 M€ kustannussäästöt ja vuodelle 2025 tavoittelemme noin 1,9 M€ kustannushyötyjä hankinnoilla, kertoo Mika Parviainen.